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嘉興市電子商務行業協會文檔工作管理制度

嘉興市電子商務行業協會

文檔工作管理制度

(二ΟΟ九年十二月十一日一屆二次理事會議通過)

 

為保障協會工作的傳承性、系統性,形成一定的歷史資料,為工作的持續開展提供依據、經驗和教訓,特制定本制度。

1、行業協會文檔工作實行集中統一管理。

2、文檔工作的內容:負責收集本會在工作實踐中形成的文件材料(如會議文件、決議、紀要、記錄,有收藏價值的照片、上級機關發來的有關函件、文件、工作總結、參政議政建議材料、人事任免文件等等),并按文檔分類要求做好整理、歸檔、收藏、保管、服務等工作。

3、文書處理工作做到及時、準確、安全。

1)收文登記

凡是上級機關發至本會的信、函、文件,要及時拆封,先登記后辦理。要注意統一保管、便于查找利用和保密。

2)程序

1起草文件一般由秘書處擬稿,秘書長核稿,會議通知類文件委托秘書長簽發,其它文件由會長或副會長簽發,也可經報會長或副會長同意委托秘書長簽發。

2發文內容要明確,行文要規范,文字要精煉,并做到稿面整潔。

3簽發的文件,需要會簽的進行會簽,然后及時付印,并加蓋公章后發出。

4、材料的收集整理

1)凡是歸檔的文件有文字記載的紙張都應編號。

2)歸檔時間要求在第二年三月底前做好。

3)按檔案保管期限規定要求,分永久、長期、短期三種,長期為十六年至五十年,短期為十五年以下。凡反映主要職能活動和基本歷史面貌的,在工作中需要長遠利用和上級的重要文件均列為永久保管;凡在今后相當長時間內需要查考的列為長期保管;凡屬于在短期內需要查考的材料均列為短期保管。